POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

En cumplimiento de la Ley estatutaria 1581 de 2012 y Decreto Reglamentario 1377 de 2013, por la cual se dictan disposiciones para tratamiento y protección de datos personales, la sociedad ANFER DISTRIBUCIONES S.A.S., con NIT. No. 830.050.943-5, adopta la presente política con el fin de dar cumplimiento a la regulación vigente y definir el marco para la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje de conformidad con la Ley.

La presente política de tratamiento y protección de datos personales, será aplicable a todas las bases de datos que por diferentes medios obtenga la sociedad ANFER DISTRIBUCIONES S.A.S., con NIT. No. 830.050.943-5, en virtud del desarrollo de su objeto social y en cumplimiento del código del comercio.

OBJETIVO: Establecer las diferentes políticas y procedimientos necesarios para proteger, salvaguardar y administrar la información de bases de datos de ANFER DISTRIBUCIONES S.A.S. con NIT. No. 830.050.943-5, conforme a la Ley estatutaria 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

ALCANCE: Esta política de tratamiento de la información de datos personales, aplica a todos los individuos en todos los niveles e instancias, con los que ANFER DISTRIBUCIONES S.A.S. con NIT. No. 830.050.943-5, establezca alguna relación en desarrollo de las funciones propias, como lo son: Empleados, Socio, Proveedores de Bienes y Servicios, Visitantes. Aplica a todas las bases de datos y archivos de información personal que estén en poder o se traten en ANFER DISTRIBUCIONES S.A.S., y que este dentro del marco contextual de la Ley 1581 de 2012, Decreto único Reglamentario 1074 de 2015 y demás normas concordantes. La actual política es de estricto cumplimiento tanto de empleados, contratistas y terceros que obran como encargados del tratamiento de los datos en su nombre que tengan un vínculo con ANFER DISTRIBUCIONES S.A.S., deben adoptar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones y/ o actividades aún después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualquier índole. De igual manera, deberán guardar estricta confidencialidad en relación con los datos tratados.

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.

ANFER DISTRIBUCIONES S.A.S. con NIT. No. 830.050.943-5, legalmente

constituida mediante Personería Jurídica, se declara como responsable del tratamiento de datos personales conforme a la ley 1581 de 2012 y sus normas concordantes.

ANFER DISTRIBUCIONES S.A.S. con NIT. No. 830.050.943-5

Dirección: Carrera 36 No. 14-45, Bogotá – Teléfono: 7 49 09 64

Correo Electrónico: contabilidad@anfersas.com

MARCO LEGAL: El tratamiento de datos personales debe realizarse respetando las normas generales y especiales sobre la materia y para actividades permitidas de acuerdo al artículo 15 de la Constitución Política de Colombia que establece que todas las personas tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. Así mismo, la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución Política de Colombia, Marco de Referencia Legal:

Constitución Política, artículo 15. Ley 1266 de 2008.

Ley 1581 de 2012

Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010

Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013.

DEFINICIONES: Para los efectos de una mejor comprensión de la presente política de tratamiento de datos personales conforme a la legislación vigente, nos permitimos relacionar los siguientes términos para los diferentes grupos de interés.

Las definiciones en este documento son acordes a la normatividad vigente en Colombia en lo que refiere a tratamiento y protección de bases de datos personales. Adicional el Reglamento interno de ANFER DISTRIBUCIONES S.A.S. para el desarrollo de su objeto social.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
Proveedor: Toda persona natural o jurídica que suministre bienes o servicios que requiera ANFER DISTRIBUCIONES S.A.S. para su funcionamiento.
Visitante: Toda persona que ingrese a las instalaciones y no cuenta con un vínculo laboral con el ANFER DISTRIBUCIONES S.A.S.

PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES: Principios generales que se acogen de la normatividad vigente en Colombia para garantizar la protección de los datos personales de los propietarios, empleados, exempleados, visitantes, contratistas, proveedores y demás públicos de interés del ANFER DISTRIBUCIONES S.A.S. en el desarrollo de su objeto social:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos personales es una actividad regulada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones de Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones legales vigentes aplicables.
Principio de finalidad: El Tratamiento de datos personales por ANFER DISTRIBUCIONES S.A.S., obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el Tratamiento de datos personales, ANFER DISTRIBUCIONES S.A.S., garantiza al titular, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley. Para estos propósitos la obligación ANFER DISTRIBUCIONES S.A.S., será de medio.
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por ANFER DISTRIBUCIONES S.A.S., se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de ANFER DISTRIBUCIONES S.A.S., están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

AUTORIZACIÓN: Los titulares de los datos personales suministrados a ANFER DISTRIBUCIONES S.A.S., ya sea por cualquier medio escrito, físico o electrónico, o a través de acciones inequívocas al ingresar de manera voluntaria a las instalaciones, o cuando navegan en nuestros canales tecnológicos (WEB, apps etc) aceptan el tratamiento de los mismos y nos autorizan a su uso conforme a las finalidades descritas en esta Política. ANFER DISTRIBUCIONES S.A.S., utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registro o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los Titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN:

ANFER DISTRIBUCIONES S.A.S., no requerirá autorización previa del Titular para realizar cualquier Tratamiento de Datos Personales en los siguientes casos:

Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas
REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

Los Titulares podrán en todo momento solicitar a ANFER DISTRIBUCIONES S.A.S., la revocatoria de la autorización otorgada para el tratamiento de la Información, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. La solicitud de la revocatoria de la autorización no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. ANFER DISTRIBUCIONES S.A.S., dispondrá de mecanismos gratuitos y de fácil acceso para que el Titular presente la solicitud de supresión de datos o la revocatoria de la autorización otorgada. El canal dispuesto para este Derecho es por medio electrónico al Correo Electrónico: contabilidad@anfersas.com y de manera física a la dirección Carrera 36 No. 14-45, Bogotá – Teléfono: 7 42 91 74

AVISO DE PRIVACIDAD

El AVISO DE PRIVACIDAD es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la existencia de las políticas de tratamiento de datos personales que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:

Canales de atención para que el titular acceda a sus derechos como lo son: el domicilio y datos de contacto del responsable del Tratamiento.
El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el Titular conozca la política de datos personales y los cambios sustanciales que se produzcan en ella.

En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.

FINALIDADES Y TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES.

Los datos personales que ANFER DISTRIBUCIONES S.A.S. recolecte, almacene, use, circule y suprima, serán utilizados para alguna de las siguientes finalidades:

GESTIÓN DE VISITANTES

Facilitar el acceso a las distintas locaciones de las instalaciones del ANFER DISTRIBUCIONES S.A.S., Controlar, monitorear y registrar la información histórica de ingresos de personal y activos a las instalaciones a través de datos como: Nombre, Apellidos, Número de Cedula, fotografía, datos biométricos, vehículo, placas de vehículo, que se encuentren ligados a la identificación del titular.

INFORMACIÓN PERSONAL MENORES DE EDAD.

El tratamiento de datos de menores de Edad (Art. 7 Ley 1581 de 2012) se realiza siempre y cuando no se ponga en riesgo la prevalencia de sus derechos fundamentales e inequívocamente responda a la realización del principio de su interés superior, y actúen a través sus padres o por quienes tengan la patria potestad del menor o su representación legal. El suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representante legal del menor y cumplirán con parámetros tales como que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales

ENTREGA DE INFORMACIÓN PERSONAL: La información se podrá compartir solo bajo los conceptos siguientes:

Por requerimiento de alguna entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden Judicial.

Lo anterior bajo las finalidades autorizadas por el titular o las previstas en la presente Política.

DERECHOS DE LOS TITULARES

De acuerdo con lo contemplado en el marco normativo de protección de datos personales, los titulares de los datos podrán en cualquier momento ejercer los siguientes derechos consagrados en la ley 1581 de 2012.

Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales en aquellos eventos en que ANFER DISTRIBUCIONES S.A.S. sea responsable del tratamiento; el titular podrá ejercer este derecho frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a ANFER DISTRIBUCIONES S.A.S. mediante cualquier medio válido, salvo en los casos definidos por la Ley 1581 de 2012 que no sea necesaria la Autorización.
Ser informado por ANFER DISTRIBUCIONES S.A.S. previa solicitud, respecto al uso que les ha dado a sus datos.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012. El titular debe tener en cuenta que previamente deberá agotar el trámite de reclamo o consulta ante ANFER DISTRIBUCIONES S.A.S.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

Los derechos de los Titulares antes relacionados, podrán ejercerse por las siguientes personas:

Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición ANFER DISTRIBUCIONES S.A.S.
Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
Por estipulación a favor de otro o para otro.

DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS.

ANFER DISTRIBUCIONES S.A.S. como responsable o encargado del tratamiento de información tiene los siguientes deberes:

– Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
– Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
– Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política y en los tiempos que establezca la ley.
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el usuario y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
– Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el usuario o facultadas por la ley para dicho efecto.
– Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los usuarios.
– Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Si ANFER DISTRIBUCIONES S.A.S. obra en nombre de otra entidad u organización (responsable), es considerada como Encargada del tratamiento de los datos, por lo tanto, adicionalmente debe:

Establecer un contrato con el responsable donde se establezca claramente las condiciones del tratamiento de los datos personales y a buena fe estableciendo y considerando que el responsable ha solicitado las debidas autorizaciones de los titulares.
Reportar al responsable dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, la solicitud del titular.
Mantenerlo informado del proceso de atención y la respuesta de la solicitud.
MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LA PROTECCIÓN Y PRIVACIDAD DE LA INFORMACIÓN

ANFER DISTRIBUCIONES S.A.S. se compromete a adoptar las medidas de seguridad impartidas por las Superintendencia de Industria y Comercio acorde artículo 19 del decreto 1377 del 2013 para el tratamiento de datos personales. No obstante lo anterior, ANFER DISTRIBUCIONES S.A.S. en su proceso de mejora continua establece controles que permitan en la medida de lo posible conservar la información y su contenido para limitar el acceso de terceros no autorizados.

MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS

ANFER DISTRIBUCIONES S.A.S. se reserva el derecho de modificar la presente política según lo requiera para su funcionamiento y cumplimiento normativo. No obstante lo anterior, en caso de haber cambios sustanciales en el contenido de las políticas de privacidad y tratamiento de datos se dará a conocer su última versión a través de medios físicos, electrónicos o página Web.

ACEPTACIÓN DE ESTA POLÍTICA DE PRIVACIDAD

El titular de la Información acepta el tratamiento de sus datos personales conforme las finalidades de la presente política, al ingresar voluntariamente a las instalaciones, contrae un vínculo laboral, es proveedor de bienes o servicios, o contrae cualquier otro vínculo contractual con ANFER DISTRIBUCIONES S.A.S.

ENTRADA EN VIGENCIA

La presente política de tratamiento de datos personales rige a partir de fecha de su publicación.